Zaktualizowano dnia 13 grudnia 2023
Nabywanie towarów oraz usług przez podmioty dysponujące środkami publicznymi musi przebiegać według określonych przepisów. Istnieje kilka trybów zamówień publicznych, jednak najpopularniejszą formą jest przetarg. W tym artykule przyjrzymy się, jak pracuje dział zamówień publicznych i jakie są etapy realizacji tego typu transakcji.
Czym zajmuje się dział zamówień publicznych?
Podmioty podlegające pod przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych posiadają w swoich strukturach dział zamówień publicznych, który zajmuje się m.in.:
- prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
- przygotowywaniem i publikacją ogłoszeń o zamówieniach w oficjalnych publikatorach – zarówno krajowych, jak i unijnych,
- przygotowaniem protokołów uzgodnień dla projektów, które są finansowane ze środków zewnętrznych (np. budżetu UE),
- kontaktem z Urzędem Zamówień Publicznych,
- opiniowaniem, udzielaniem porad, a także interpretacją obowiązujących przepisów w obszarze zamówień publicznych.
ZAPISZ SIĘ NA STUDIA LICENCJACKIE LUB MAGISTERSKIE I ZDOBĄDŹ PRZYGOTOWANIE DO PRZEPROWADZANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Najpopularniejszy przetarg – zamówienia publiczne i różne tryby
Zamówienie publiczne to umowa pomiędzy podmiotem wskazanym w Ustawie Prawo zamówień publicznych (może być nim m.in. uczelnia publiczna) a wykonawcą w zakresie dostawy, usługi czy towaru. Tego typu transakcje musi poprzedzić zamówienie publiczne, które może być udzielone w kilku trybach. Zalicza się do nich m.in.:
- przetarg nieograniczony – oferty w odpowiedzi na ogłoszenie podmiotu może złożyć każdy zainteresowany wykonawca,
- przetarg ograniczony – w odpowiedzi na ogłoszenie dopuszczeni do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy wykonawcy, jednak oferty mogą składać tylko zaproszeni,
- negocjacje z ogłoszeniem – jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do składania ofert wstępnych i negocjuje z nimi w celu ulepszenia treści oferty – po tym wykonawcy składają oferty ostateczne,
- zamówienie z wolnej ręki – w takim trybie zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.
Choć istnieje jeszcze wiele trybów najpopularniejszym jest przetarg. Zamówienia publiczne realizowane w taki sposób realizowane są w oparciu o określone procedury zamówień publicznych.
Procedura zamówień publicznych – przetarg publiczny
Przygotowanie postępowania – udzielenie zamówienia publicznego
Każde zamówienie publiczne realizowane w trybie przetargu publicznego rozpoczyna się od przygotowania postępowania. To etap, w którym zamawiający wyraża potrzebę przeznaczenia środków publicznych na dany cel. W tym celu dział zamówień publicznych określa m.in.:
- ilość,
- wymagania czasowe,
- szacunkowy budżet,
- rezultaty i cele.
Następnie ważną fazą jest publikacja specyfikacji danego zamówienia – dokument ten jest zatwierdzany przez Kierownika Zamawiającego. Proces ten jest bardzo ważny, ponieważ dział zamówień publicznych musi zebrać i sformalizować informacje oraz dokumentację w taki sposób, by potencjalny wykonawca mógł przygotować odpowiednią ofertę. Po zatwierdzeniu zamówienie publiczne jest publikowane.
Wybór oferty
Od tego momentu wykonawcy mogą przygotować i wysłać swoją ofertę przestrzegając zarówno warunków, jak i terminów, które są określone w ogłoszeniu i dokumentacji. Dział zamówień publicznych po upływie terminu otwiera i ocenia każdą ofertę analizując, czy spełnia wymogi specyfikacji, a także oceniając korzyści i koszty.
Najczęściej wybór dokonywany jest na podstawie stosunku jakości do ceny – choć jest ona bardzo ważna przy podejmowaniu decyzji, nie zawsze najniższa oferta wygrywa przetarg.
Ważne są takie aspekty, jak np.:
- gwarancja,
- dostępność,
- koszty konserwacji,
- koszt cyklu życia.
Po wyborze danej oferty, zamawiający podmiot publikuje informację, że zamówienie zostało udzielone.
Podpisanie umowy
Kolejnym etapem jest formalizacja umowy, którą podpisują dwie strony – podmiot zamawiający, a także wybrany wykonawca. Do zadań zamawiającego należy również opublikowanie informacji na temat wybranego oferenta, a także rozesłanie informacji do pozostałych wykonawców na temat wyniku postępowania.
Realizacja
Po sporządzeniu i podpisaniu umowy przez obie strony, wykonawca przystępuje do realizacji usług, dostaw bądź robót budowlanych we wskazanym terminie. Zamawiający na tym etapie nadzoruje wykonanie i zbiera informacje, które posłużą do weryfikacji wywiązania się z umowy.
Kontrola zamówień publicznych
Tego typu transakcje muszą być przeprowadzane w sposób zgodny z obowiązującym prawem. Aby zminimalizować ryzyko występowania nielegalnych przetargów, przeprowadzana jest kontrola zamówień publicznych. Nad przestrzeganiem zasad udzielania zamówień czuwa Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, który może:
- kontrolować dokumenty dotyczące postępowania,
- żądać od kierownika podmiotu zamawiającego wyjaśnień we wskazanym terminie,
- zasięgnąć opinii biegłego, jeśli ustalenie stanu faktycznego danej sprawy tego wymaga.
Studia licencjackie i studia magisterskie – zamówienia publiczne dla aspirujących specjalistów
Jak widać udzielenie zamówienia publicznego to skomplikowany proces, który wymaga szerokiej wiedzy i umiejętności specjalistów pracujących w dziale podmiotu podlegającego przy tego typu transakcjach pod przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.
Osoby, które chcą podjąć pracę na tym stanowisku mogą zdobyć niezbędne przygotowanie wybierając zamówienia publiczne na studiach licencjackich oraz studiach magisterskich Administracja, gdzie pojawiają się jako jedna z dostępnych specjalności.
Studia podyplomowe Zamówienia publiczne
Co z osobami, które odkryły w sobie potencjał do pracy na stanowisku specjalisty ds. zamówień publicznych po ukończeniu szkoły wyższej? W ofercie naszej Uczelni znajdują się również studia podyplomowe Zamówienia publiczne, które może podjąć każda osoba posiadająca dyplom ukończenia studiów wyższych – niezależnie od wieku, kierunku studiów czy miejsca zamieszkania.
