Roczne sprawozdanie z zamówień publicznych to dokument, w którym zamawiający przedstawia informacje dotyczące zamówień udzielonych w danym roku kalendarzowym. Jego głównym celem jest zapewnienie transparentności i kontroli nad wydatkami publicznymi. To obowiązek wynikający z przepisów prawa, mający na celu monitorowanie przestrzegania zasad konkurencyjności i rzetelności w udzielaniu zamówień.
Każdy podmiot zobowiązany do stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych (PZP), w tym jednostki administracji publicznej, instytucje samorządowe oraz inne podmioty korzystające ze środków publicznych, musi corocznie składać sprawozdanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Co ująć w rocznym sprawozdaniu z zamówień publicznych? O tym przeczytasz w dalszej części artykułu.
Czym jest sprawozdanie z zamówień publicznych?
Sprawozdanie z zamówień publicznych to dokument, który podsumowuje wszystkie zamówienia publiczne realizowane przez daną instytucję w określonym okresie, zazwyczaj rocznym. Zawiera informacje o liczbie, rodzaju oraz wartości zawartych umów, a także o wynikach przeprowadzonych postępowań przetargowych.
Sprawozdanie ma na celu zapewnienie transparentności procesu zamówień publicznych oraz umożliwienie monitorowania zgodności z przepisami prawa. Ponadto często zawiera dane o sposobie realizacji zamówień, problemach napotkanych w trakcie ich realizacji oraz działaniach podjętych w celu ich rozwiązania. Jest także istotnym narzędziem do oceny efektywności i uczciwości procesu zamówień publicznych w danej instytucji.
Sprawozdanie z zamówień publicznych – do kiedy?
Zgodnie z przepisami, roczne sprawozdanie z zamówień publicznych należy złożyć do 1 marca roku następującego po roku sprawozdawczym. Oznacza to, że za zamówienia udzielone w 2024 roku, sprawozdanie musi zostać złożone do 1 marca 2025 roku.
Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami administracyjnymi, w tym sankcjami za naruszenie przepisów PZP. Urząd Zamówień Publicznych może nałożyć kary, a brak terminowego złożenia sprawozdania może wpłynąć na kontrolę finansów jednostki. Sprawdź także, kogo dokładnie obowiązuje prawo zamówień publicznych.
Podstawy prawne – Ustawa Prawo zamówień publicznych
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie sprawozdawczości w zakresie zamówień publicznych jest ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
Ustawa ta określa m.in.:
- obowiązki sprawozdawcze dla zamawiających;
- zakres danych, jakie powinny zostać uwzględnione w sprawozdaniu;
- tryby postępowania oraz formy zamówień podlegające raportowaniu.
Najważniejsze zmiany w przepisach
Każdego roku mogą pojawiać się nowe regulacje dotyczące zamówień publicznych. Należy na bieżąco śledzić zmiany legislacyjne, by uniknąć błędów w sprawozdaniu i dostosować się do aktualnych wymagań.
Jakie informacje powinno zawierać roczne sprawozdanie?
Jak wypełnić roczne sprawozdanie z zamówień publicznych? Dokument musi zawierać szczegółowe informacje o zamawiającym oraz przeprowadzonych postępowaniach.
Podstawowe dane zamawiającego:
- nazwa instytucji,
- NIP,
- REGON.
Zestawienie udzielonych zamówień:
- liczba zamówień,
- wartość poszczególnych zamówień,
- rodzaj zamówień (klasyczne, sektorowe, obronne).
Podział zamówień według trybu udzielenia:
- przetarg nieograniczony,
- przetarg ograniczony,
- negocjacje z ogłoszeniem,
- zamówienia z wolnej ręki.
Podział zamówień według wartości:
- zamówienia poniżej progów unijnych,
- zamówienia powyżej progów unijnych.
Zamówienia udzielone wykonawcom zagranicznym
Obowiązek raportowania obejmuje również zamówienia realizowane przez wykonawców spoza Polski.
Jak wypełnić roczne sprawozdanie z zamówień publicznych? Krok po kroku
- Zebranie danych – zgromadzenie dokumentacji dotyczącej wszystkich zamówień udzielonych w danym roku.
- Weryfikacja poprawności – upewnienie się, że wszystkie dane są zgodne z dokumentami.
- Wypełnienie formularza – zgodnie z wytycznymi Urzędu Zamówień Publicznych.
- Złożenie dokumentu – przekazanie sprawozdania drogą elektroniczną do UZP.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
Błędy w rocznych sprawozdaniach z zamówień publicznych mogą prowadzić do konieczności ich poprawy, a w niektórych przypadkach nawet do sankcji. Należy więc zwrócić szczególną uwagę na kompletność i zgodność podawanych informacji. Najczęściej popełniane błędy to m.in.:
- niekompletne dane – brakujące informacje mogą prowadzić do konieczności korekty sprawozdania;
- błędy w klasyfikacji trybów zamówień – ważne jest prawidłowe przypisanie zamówień do odpowiednich kategorii;
- nieterminowe złożenie – powoduje ryzyko sankcji.
Najważniejsze wskazówki dla zamawiających – co mieć na uwadze?
Dobre przygotowanie do sprawozdawczości w zamówieniach publicznych wymaga znajomości przepisów oraz praktycznych umiejętności. Osoby, które chcą zgłębić tematykę Prawa zamówień publicznych, mogą skorzystać ze studiów podyplomowych „Prawo zamówień publicznych”. Znajdziesz je na stronie: https://studia-online.pl/kursy/4867322.
Program studiów obejmuje najważniejsze zagadnienia dotyczące procedur zamówień, kontroli oraz elektronizacji całego procesu. Słuchacze zdobywają wiedzę na temat przygotowania i realizacji postępowań, a także zarządzania ryzykiem i kosztami. Absolwenci mogą pracować w administracji publicznej, sektorze prywatnym oraz instytucjach kontrolnych. Jak wypełnić sprawozdanie z zamówień publicznych? Odpowiedzi na tego typu pytania znajdziesz na wspomnianych studiach podyplomowych. Nie czekaj – zapisz się już dziś i zdobądź niezbędne kompetencje w jednym z najważniejszych obszarów administracji publicznej!
